Автоматизация процессов бюджетирования и планирования финансово-хозяйственной деятельности Вологодского государственного университета

Бюджетные организации

В 2015 году сотрудниками компании «Расширяя границы» была полностью автоматизирована область финансово-хозяйственного планирования и бюджетирования в одном из крупнейших вузов северо-запада России, входящим в список лучших высших учебных заведений СНГ по итогам 2014 года (по версии рейтингового агентства «Эксперт РА»). С помощью автоматизации удалось существенно оптимизировать основные бизнес-процессы по планированию и бюджетированию университета, существенно сократить время принятия управленческих решений и повысить эффективность всей области планирования и бюджетирования.

Вологодский государственный университет (ВоГУ) - один из старейших научно-образовательных центров Северо-Запада России – история университета восходит к 1966 году, когда в Вологде был открыт общетехнический факультет Северо-Западного заочного политехнического института (СЗПИ).

Вот уже на протяжении десятилетий Вологодский государственный университет ведет подготовку высококвалифицированных кадров для высокотехнологичных секторов экономики, социальной сферы и управления, обеспечивает проведение широкого спектра фундаментальных и прикладных исследований и реализацию инновационных разработок, привлекает ученых и студентов к проведению НИР через сеть научно-образовательных центров по приоритетным направлениям исследований.

Главным преимуществом университета, наряду с качеством образования, является наличие уникального инновационного цикла - от фундаментальных исследований и получения практических результатов до оформления интеллектуальной собственности и внедренческой деятельности через отлаженный механизм функционирования инновационно-технологического центра и собственного технопарка университета, с непосредственным участием стратегических партнеров - крупных компаний региона в рамках договоров о сотрудничестве и партнерстве.

Вологодский государственный университет активно вовлечен в международное образовательное и научное пространство – так успешно установлены продуктивные отношения с рядом ведущих зарубежных университетов таких стран как Германия, Франция, Италия, Финляндия, Венгрия и Китай.

В связи с особенностями осуществлению планирования и бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности перед сотрудниками компании «Расширяя Границы» встала непростая задача: на момент начала автоматизации в Вологодском государственном университете еще продолжался «переходный период», вызванный присоединением двух крупных университетов (ВоГТУ и ВГПУ), с объединением всей финансово-хозяйственной деятельности. Учет доходов и расходов университета велся как по учебному, так и календарному году, с использованием программы Excel. Методология и технология планирования и бюджетирования, а так же скорость и удобство подготовки, расчета, количества аналитических показателей и оперативность выдачи необходимой информации пользователям, в форме аналитических отчетов, не устраивала как не руководство университета, так и специалистов планово-экономического отдела.

История автоматизации

Специалистами финансово-хозяйственной службы был проанализирован наш опыт автоматизаций организаций с похожей организационной структурой и принято решение о комплексной автоматизации области планирования и бюджетирования Вологодского государственного университета. Проведя всесторонний анализ данной области университета специалистами «Расширяя границы», в качестве решения, было предложено создать единую систему, на базе 1С, совместно с бухгалтерской службой университета (для автоматического использования учетных данных бухгалтерии), используя для этого полностью разработанную нами подсистему «Управление финансово-хозяйственной деятельностью». Дополнение к «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» ред. 1.0.

Проведенные специалистами «Расширяя Границы» работы были произведены с учетом специфики планирования и бюджетирования в крупном университете. В результате полученный уровень автоматизации позволил значительно повысить эффективность работы планово-экономического подразделения Вологодского государственного университета. Дополнительно удалось автоматизировать область планирования закупок (план-график закупок составляется в подсистеме «УФХД» а сотрудниками планово-экономического отдела отслеживают исполнение и принятие обязательств (заключение договоров) по каждому лоту (строке) плана-графика).

В настоящее время проект внедрения автоматизированной системы завершен, проводятся работы по сопровождению и плановому обновлению функционала подсистемы.

Ключевые результаты автоматизации

  • После автоматизации учетная система охватила более 11 рабочих мест планово-экономической службы университета;
  • Реализован учет фактических и плановых показателей доходов и расходов (в разрезе источников и различного уровня аналитики);
  • Упростился процесс ведения смет по доходам и расходам в разрезе источников поступлений и выбытий, различных уровней аналитических показателей;
  • Улучшился контроль за расходами университета и упростилось отслеживание поступлений по доходам;
  • Появилась возможность, при осуществлении учета начисленной заработной платы и начисленных страховых взносов, автоматически распределять суммы по аналитическим показателям и источникам финансирования, что значительно сократило количество ручного труда сотрудников планового отдела. Для этого используется обмен подсистемы «УФХД» с конфигурацией «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8». Подсистемой учитываются данные, как по основным сотрудникам университета, так и действующим по договорам гражданско-правового характера;
  • Оперативное формирование отчетов по необходимому уровню аналитических показателей позволяет руководству ВоГУ и планово-экономической службе оперативно анализировать деятельность университета, принимать управленческие решения по корректировке доходов и расходов, перераспределению финансовых потоков на наиболее значимые в данный момент участки, осуществлять мотивацию сотрудников;
  • В результате автоматизации удалось снизить вероятность человеческой ошибки и повысить информационную безопасность системы;
  • Учет доходов и расходов университета ведется в разрезе более чем 130 «Смет», с учетом доходов и расходов, как в разрезе подразделений (одних кафедр университета более тридцати), так и более крупных источников;
  • Планирование по сметам и учет принимаемых обязательств (заключаемых договоров) ведется в разрезе 8 аналитических показателей («смета», «статья», «отдел», «закон закупки», «способ закупки» и 3 дополнительные бухгалтерские аналитики);
  • Финансово-хозяйственная деятельность ведется централизованно в одной учетной программе, осуществляется оперативный доступ к учетной информации;
  • Упрощен учет заключаемых договоров (принимаемых обязательств) – всю необходимую информацию о договоре (дата, сумма, содержание договора, финансирование в разрезе аналитических показателей, способ закупки и т.д.) сотрудники планово-экономического отдела получают из подсистемы;